طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری

فرایند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری

طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری به‌صورت استاندارد می‌تواند به‌راحتی باعث موفقیت یک کسب‌وکار شود.

شاید برای شما جالب باشد که بدانید هزینه‌های سنگین راه‌اندازی و اداره یک کسب‌وکار به‌تنهایی باعث شکست تعداد زیادی از ایده‌ها شده است.

همان‌طور که گفته شد هزینه‌های اداره و راه‌اندازی یک کسب‌وکار سالانه در حال افزایش است. داشتن ابزار مناسب برای اطمینان از مقرون‌به‌صرفه بودن و مدیریت بهتر کسب‌وکارها کاملاً حیاتی است.

اینجاست که نرم افزار اتوماسیون اداری وارد کسب‌وکارها می‌شود. برای اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری بهترین کارایی ممکن را داشته باشد باید بر اساس نوع کسب‌وکار فرایند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری انجام شود.

 فرآیند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری به چه صورت است؟

 در هنگام شروع فرآیند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری اول‌ازهمه، مهم است که هرگونه تصور غلط در مورد آنچه یک سیستم اتوماسیون اداری واقعاً تشکیل می‌دهد، از بین ببرید.

ممکن است تصاویری از منشی‌های ربات و الگوریتم‌هایی ایجاد کنید که می‌توانند کار شما را برای شما انجام دهند، اما در واقعیت این‌طور نیست.

نکته اصلی که باید در هنگام طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری به خاطر بسپارید این است که این اتوماسیون درواقع یک سیستم سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری است که می‌تواند به عملکردهای حیاتی اداری کمک کند.

 درواقع در فرآیند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری باید به نیازهای کسب‌وکار خود دقت کنید.

نیازهای سیستم اتوماسیون شما بسته به کاری که کسب‌وکار شما انجام می‌دهد متفاوت است.

اینکه کدام وظایف در فعالیت‌های روزمره شما بیشترین اهمیت را دارند نیز مهم است. در نتیجه باید به‌خوبی این موارد را دسته‌بندی و جداسازی کنید.

 اهداف کلیدی که در فرایند طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن‌ها دقت کنیم عبارت‌اند از:

• جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات مهم.
• ساده کردن کارهای وقت‌گیر و تکراری.
• اطمینان از تخصیص مؤثر منابع مالی و انسانی.
• صرفه‌جویی در وقت.
• صرفه جوی در هزینه.
• بهینه‌سازی فرآیندها.
• بررسی و شناسایی بخش‌هایی که باعث هدر رفت مالی می‌شوند.

ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری

 با توجه با این موارد می‌توان گفت که فرآیند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری باید به‌گونه‌ای باشد که اتوماسیون اداری به‌راحتی باعث ساده‌تر شدن کارها و سریع‌تر شدن آن‌ها شود.

یک اتوماسیون اداری باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• به‌راحتی بتوان با آن کار کرد.
• در دستگاه‌های مختلف مانند تبلت، موبایل و رایانه بتوان از آن استفاده کرد.
• بتوان با استفاده از آن مدیریت کارها را انجام داد.
• بتواند با آن به‌راحتی فرایند انجام کارها را برنامه‌ریزی کرد.
• قابلیت ارائه گزارش‌ها تحلیلی را داشته باشد.
• بتواند به‌راحتی به افراد بر اساس سطوح سازمانی آن‌ها کنترل و دسترسی به اطلاعات لازم را بدهد.

هدف اصلی در فرایند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری حذف فرآیندهای کاغذی و فیزیکی است. در نتیجه یک اتوماسیون اداری باید در بستر رایانه‌ها و نرم‌افزارها قابل‌استفاده باشد.

اساس کار اتوماسیون اداری بر روابط سازمانی و اطلاعات است. در نتیجه بخش مهمی در طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری به پایگاه داده آن مربوط می‌شود.

بخش مهم دیگر نیز به ساختار کد نویسی اتوماسیون مربوط است. در ساختار کد نویسی شما باید هسته اصلی نرم افزار را قوی ایجاد کنید.

سپس بخش‌های دیگر را به‌صورت ساده و سریع طراحی کند. ظاهر اتوماسیون و کاربرپسند بودن آن را در هنگام طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری از یاد نبرید.

چرا باید از اتوماسیون اداری استفاده کرد

 با این حال سؤال اساسی این است که چرا سازمان‌ها باید از یک اتوماسیون اداری استفاده کنند.

جواب سؤال خیلی ساده است، استفاده از اتوماسیون اداری باعث می‌شود که فرایندهای اداری در زمان کوتاه‌تری انجام شوند.

نیازی به نامه‌نگاری اداری به‌صورت کاغذی نباشد. پیام‌ها و نامه‌ها و مکاتبات به‌سرعت به دست افراد برسد. افراد با سطوح دسترسی مختلف بتوانند به‌راحتی اطلاعات را در سازمان مشاهده کنند.

 درواقع اتوماسیون اداری باعث گردش اطلاعات به‌صورت سریع‌تر و ساده در یک سازمان می‌شود. این کار باعث می‌شود که درخواست‌ها و اولویت‌ها آسان‌تر مشخص شوند.

عملکرد پرسنل و سازمان بهینه‌تر شود.

اصول مهم در طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری

فرآیند طراحی و تحلیل نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس اصول زیادی انجام می‌شود. هر سازمان می‌تواند از همه یا از بخش‌هایی از این استانداردها و اصول استفاده کند.

برخی از این اصول عبارت‌اند از:

• فرآیند گردش کار آسان
• قابلیت یکپارچه شدن با نرم‌افزارهای دیگر مانند نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری و غیره
• قابلیت مدیریت کردن افراد و نقش‌ها در هر سازمان
• قابلیت تعریف مهلت مقرر و ضرب‌الاجل برای انجام کارها و درخواست‌ها
• ارائه گزارش‌های آماری و تحلیلی بر اساس بخش‌های مختلف شرکت و واحدهای تابعه در یک سازمان