برگه های رسید در نرم افزار حسابداری

مفهوم برگه های رسید در نرم افزار حسابداری

برگه‌های رسید در نرم‌افزار حسابداری به عنوان سندی رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند که تأیید می‌کنند یک تراکنش مالی مانند دریافت یا پرداخت پول صورت گرفته است.

این برگه‌ها شامل اطلاعاتی مانند تاریخ تراکنش، مبلغ دریافتی یا پرداختی، نام طرف حساب، شماره سند، و توضیحات مرتبط هستند.

استفاده از برگه‌های رسید به سازمان‌ها کمک می‌کند تا گردش مالی خود را دقیقاً ثبت و پیگیری کنند و همچنین به شفافیت و صحت گزارش‌های مالی کمک می‌کند.

این اسناد علاوه بر ثبت داخلی، می‌توانند به عنوان مدرک رسمی در مواقع حسابرسی یا بررسی‌های قانونی مورد استفاده قرار گیرند.

انواع برگه های رسید در نرم افزار حسابداری

برگه‌های رسید در نرم‌افزار حسابداری به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند که هر کدام برای ثبت نوع خاصی از تراکنش مالی استفاده می‌شوند.

انواع برگه‌های رسید عبارتند از:

• رسید دریافت

  این برگه برای ثبت دریافت وجه نقد، چک یا حواله از مشتریان، بدهکاران یا سایر منابع مالی استفاده می‌شود.
  اطلاعاتی مانند مبلغ دریافتی، روش دریافت (نقدی، چکی یا انتقال بانکی)، و نام دریافت‌کننده در این برگه ثبت می‌شود.

• رسید پرداخت

  برای ثبت پرداخت‌های مالی به فروشندگان، بستانکاران یا کارکنان استفاده می‌شود.
  این نوع برگه شامل جزئیاتی مانند مبلغ پرداختی، روش پرداخت (نقدی، چک یا انتقال بانکی)، و نام طرف حسابی است که به او پرداخت انجام شده است.

• رسید پرداخت چک

  این برگه مخصوص پرداخت‌هایی است که به‌وسیله چک انجام می‌شود.
  اطلاعات مربوط به شماره چک، بانک صادرکننده و تاریخ پرداخت در آن درج می‌شود.

• رسید دریافت چک

  برای ثبت چک‌های دریافتی از مشتریان یا طرف حساب‌ها استفاده می‌شود.
  جزئیاتی مانند شماره چک، تاریخ سررسید، بانک صادرکننده و مبلغ چک در این برگه ثبت می‌شود.

• رسید حواله بانکی

  در مواردی که تراکنش‌ها از طریق حواله‌های بانکی انجام می‌شود، از این نوع رسید استفاده می‌گردد.
  مشخصات حواله مانند شماره تراکنش، بانک مبدأ و مقصد و مبلغ انتقال در آن ثبت می‌شود.

این برگه‌ها به مدیریت دقیق‌تر منابع مالی و ثبت شفاف تراکنش‌ها کمک می‌کنند.

لیست برگه‌های رسید انبار در نرم افزار حسابداری

لیست برگه‌های رسید انبار معمولاً شامل اطلاعات و ستون‌های مختلفی است که برای ثبت دقیق ورود و خروج کالاها در انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در زیر اجزای اصلی و ستون‌های متداول یک لیست برگه‌های رسید انبار آورده شده است:

1. ش دستی

   شماره دستی برگه رسید که معمولاً به صورت دستی وارد می‌شود و برای مدیریت داخلی کاربرد دارد.

2. تاریخ

   تاریخ ثبت برگه رسید انبار که نشان می‌دهد کالاها در چه تاریخی وارد یا خارج شده‌اند.

3. نوع

   نوع برگه رسید که می‌تواند شامل "ورود کالا به انبار"، "خروج کالا از انبار"، "رسید خرید"، "رسید بازگشت از فروش" و غیره باشد.

4. طرف حساب

   نام فرد یا شرکتی که کالا از آن دریافت شده یا به آن ارسال شده است.
   این می‌تواند مشتری، تأمین‌کننده یا فروشنده باشد.

5. شرح

   توضیح مختصری درباره نوع کالا یا هدف از ورود/خروج کالاها به انبار، که می‌تواند شامل نوع کالا، شرایط خاص حمل و نقل یا سایر توضیحات باشد.

6. شماره فاکتور خرید

   شماره فاکتور مربوط به خرید کالا که به عنوان مرجع برای رسید ورود کالا به انبار استفاده می‌شود.

7. شماره فاکتور بازگشت فروش

   در صورتی که کالا به دلیل بازگشت از مشتری وارد انبار شود، شماره فاکتور بازگشت در این قسمت ثبت می‌شود.

8. شماره تولید

    شماره تولید یا سری ساخت کالا که می‌تواند برای شناسایی کالاهای خاص (مانند مواد غذایی یا محصولات دارای تاریخ انقضا) مفید باشد.

9. شماره سند

   شماره سند حسابداری مربوط به برگه رسید انبار که نشان‌دهنده ثبت رسمی این تراکنش در سیستم حسابداری است.

10. نمایش لیست

    گزینه‌ای که امکان مشاهده و بررسی لیست کامل برگه‌های رسید انبار را برای کاربران فراهم می‌کند.
    این لیست ممکن است شامل فیلترهایی برای جستجو و مرتب‌سازی اطلاعات باشد.

این لیست‌ها به انبارداران و حسابداران کمک می‌کنند تا اطلاعات ورودی و خروجی کالاها را به طور دقیق پیگیری کنند و از تطابق میان موجودی فیزیکی و ثبت‌های سیستم اطمینان حاصل نمایند.

ثبت  برگه رسید در نرم افزار حسابداری

برای ثبت دو نوع برگه رسید "خرید" و "برگشت از فروش" در سیستم انبارداری، شما نیاز به وارد کردن اطلاعات خاصی مانند شماره دستی، تاریخ، طرف حساب و شرح دارید.

در ادامه نحوه ثبت هر کدام از این دو نوع برگه توضیح داده می‌شود:

•  ثبت برگه رسید خرید

  این نوع رسید زمانی ثبت می‌شود که کالایی از یک تأمین‌کننده خریداری شده و وارد انبار می‌شود.

1. 1. شماره دستی

      شماره‌ای که به صورت دستی برای پیگیری داخلی وارد می‌شود (به عنوان مثال: 1001).

   2. تاریخ

      تاریخ ورود کالا به انبار (به عنوان مثال: 1403/07/22).

   3. طرف حساب

      نام تأمین‌کننده یا فروشنده‌ای که کالا را از آن خریداری کرده‌اید (به عنوان مثال: شرکت "الف").

   4. شرح

      توضیح مختصری درباره کالای خریداری‌شده و هدف از ورود آن به انبار (به عنوان مثال: "خرید 50 عدد مانیتور").
      
      

• ثبت  برگه رسید برگشت از فروش

  این نوع رسید برای زمانی استفاده می‌شود که مشتری کالایی را که قبلاً به او فروخته شده است، بازگرداند و کالا مجدداً وارد انبار شود.

1. 1. شماره دستی

      شماره پیگیری داخلی برای رسید برگشت (به عنوان مثال: 2001).

   2. تاریخ

      تاریخ بازگشت کالا به انبار (به عنوان مثال: 1403/07/23).

   3. طرف حساب

      نام مشتری یا شرکتی که کالا را بازگردانده است (به عنوان مثال: شرکت "ب").

   4. شرح

      توضیح مختصری درباره علت برگشت کالا و نوع کالای بازگشتی (به عنوان مثال: "بازگشت 10 عدد لپ‌تاپ معیوب").

این دو نوع برگه باید به درستی و با دقت در سیستم ثبت شوند تا وضعیت انبار به روز و موجودی کالاها دقیقاً مدیریت شود.

لیست برگه رسید برگشت از فروش

لیست برگه‌های رسید برگشت از فروش شامل جزئیات تراکنش‌هایی است که مربوط به کالاهای بازگشتی از مشتریان می‌باشد.

این لیست به انبارداران و حسابداران کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به کالاهای برگشتی را به دقت مدیریت کنند.

در ادامه، اجزای کلیدی این لیست به تفصیل توضیح داده شده است:

• انبار

  نشان‌دهنده نام یا کد انباری است که کالاها به آن بازگشته‌اند.
  ممکن است یک شرکت چندین انبار داشته باشد، بنابراین این ستون برای مشخص کردن مقصد کالاها ضروری است.

• کالا

  نام یا کد کالای بازگشتی که معمولاً به صورت منحصر به فرد ثبت می‌شود تا مشخص کند چه کالایی از فروش به انبار برگشته است (مانند "لپ‌تاپ مدل X" یا "کد محصول 12345").

• مقدار

  تعداد یا حجمی از کالا که به انبار بازگردانده شده است.
  برای مثال، اگر مشتری 5 عدد از یک کالا را برگردانده باشد، مقدار اینجا برابر 5 ثبت می‌شود.

• مبلغ جز

  مبلغ مربوط به هر واحد از کالای بازگشتی. این مبلغ نشان‌دهنده قیمت یک واحد از کالا است.

• مبلغ کل

  مجموع مبلغ کالاهای بازگشتی که از حاصل‌ضرب مقدار در مبلغ جز به دست می‌آید.
  برای مثال، اگر 5 عدد کالا هر کدام به مبلغ 2 میلیون ریال باشد، مبلغ کل برابر 10 میلیون ریال خواهد بود.

• حذف

  گزینه‌ای برای حذف برگه رسید برگشت از فروش یا حذف اطلاعات مربوط به کالاهای خاص.
  این گزینه به کاربران اجازه می‌دهد در صورت بروز اشتباه یا نیاز به اصلاح، رکورد مربوطه را از لیست حذف کنند.

این اطلاعات به طور دقیق ثبت می‌شود تا وضعیت موجودی کالاهای بازگشتی و اثرات مالی آن‌ها به درستی مدیریت شود.

همچنین کمک می‌کند تا اطلاعات مرتبط با برگشت کالاها در حسابداری و انبارداری به‌روز و شفاف باقی بماند.

بروزرسانی برگه رسید در نرم افزار حسابداری و انبارداری

بروزرسانی برگه رسید در نرم افزار حسابداری و انبارداری به معنای ویرایش یا تغییر اطلاعات ثبت‌شده در یک برگه رسید است، به‌طوری‌که این اطلاعات به‌روز و دقیق باقی بمانند.

بروزرسانی ممکن است به دلایل مختلفی مانند اصلاح اشتباهات، تغییر مقادیر، یا افزودن اطلاعات جدید انجام شود.

در ادامه، نحوه بروزرسانی برگه رسید به صورت کلی توضیح داده می‌شود:

• انتخاب برگه رسید موردنظر

  ابتدا باید برگه رسیدی که نیاز به بروزرسانی دارد، از لیست برگه‌های ثبت‌شده پیدا و انتخاب شود.
  این انتخاب معمولاً بر اساس شماره دستی، تاریخ، یا دیگر فیلترها مانند نوع رسید (خرید، برگشت از فروش) انجام می‌شود.

• ویرایش اطلاعات اصلی برگه رسید

  پس از باز کردن برگه، می‌توان اطلاعات مختلف مانند تاریخ، طرف حساب، شرح، مقدار کالا، مبلغ جز و مبلغ کل را ویرایش کرد.
  اگر کالایی اشتباهاً وارد یا خروج شده باشد، می‌توان تعداد یا نوع کالا را تغییر داد.

• افزودن یا حذف کالاها

  در صورتی که بخواهید کالای جدیدی را به برگه اضافه کنید، باید مشخصات آن را وارد کنید (نام کالا، مقدار، مبلغ).
  همچنین می‌توانید کالای خاصی را از برگه حذف کنید، مثلاً در مواردی که کالا به اشتباه ثبت شده باشد.

• به‌روزرسانی مبالغ

  در صورت تغییر مقدار کالا یا قیمت، باید مبلغ جز و مبلغ کل را به‌روزرسانی کنید. سیستم معمولاً به صورت خودکار مبلغ کل را بر اساس تغییرات محاسبه می‌کند.

• ثبت تغییرات

  پس از اعمال ویرایش‌ها، برگه رسید به‌روز شده را ذخیره کنید تا اطلاعات جدید به سیستم ثبت شود. در این مرحله، سیستم ممکن است به‌طور خودکار شماره سند حسابداری مرتبط را نیز به‌روزرسانی کند.

• بازبینی و تأیید

  پس از ذخیره تغییرات، بهتر است یک بازبینی نهایی انجام دهید تا مطمئن شوید تمام اصلاحات به درستی اعمال شده‌اند. برخی سیستم‌ها ممکن است برای تأیید نهایی از کاربران بخواهند تأییدیه‌ای صادر کنند.